Es gibt einen Satz, den wir in Erstgesprächen öfter hören als jeden anderen: „Wir sind eigentlich unzufrieden, aber ein Wechsel ist uns zu riskant." Dahinter steckt fast immer dieselbe Sorge: Der alte Dienstleister kennt die Systeme, hat die Passwörter, und keiner im Haus weiß so genau, was er eigentlich alles macht.
Diese Sorge ist verständlich. Und sie ist genau das, worauf manche Anbieter bauen. In diesem Artikel erklären wir, wie eine Übernahme wirklich abläuft, was Ihnen rechtlich gehört und was Sie tun können, wenn der alte Dienstleister mauert.
Was Ihnen gehört: alles
Fangen wir mit dem wichtigsten Punkt an. Ihre Server, Ihre Lizenzen, Ihre Domains, Ihre Daten und die Zugangsdaten zu all dem gehören Ihnen. Nicht Ihrem Dienstleister. Er verwaltet sie in Ihrem Auftrag.
Das gilt auch für die Dokumentation Ihrer Umgebung, soweit sie im Rahmen des Vertrags für Sie erstellt wurde, und für Admin-Konten auf Ihren eigenen Systemen. Ein Dienstleister, der die Herausgabe von Zugangsdaten verweigert oder verzögert, bewegt sich auf sehr dünnem Eis. In der Praxis reicht meist eine schriftliche Aufforderung mit Frist. Der Fall, dass es wirklich zum Streit kommt, ist deutlich seltener, als die Angst davor.
Prüfen Sie schon vor der Kündigung, ob Sie selbst Zugriff auf die wichtigsten Konten haben: Microsoft 365 Admin, Domain-Verwaltung, Firewall, Server. Wenn nicht, lassen Sie sich die Zugänge geben, solange das Verhältnis noch intakt ist.
So läuft eine Übernahme bei uns ab
Eine Übernahme ist kein großer Knall, sondern ein geordneter Prozess, der neben dem laufenden Betrieb stattfindet. Ihre Mitarbeiter merken davon im Idealfall nichts.
1. Bestandsaufnahme. Wir verschaffen uns einen Überblick: Welche Geräte gibt es, welche Server, welche Dienste, welche Verträge? Was davon dokumentiert ist, übernehmen wir. Was nicht dokumentiert ist, nehmen wir selbst auf.
2. Zugänge sichern. Alle Admin-Zugänge werden auf neue, nur uns und Ihnen bekannte Passwörter umgestellt und in einem verschlüsselten Passwort-Tresor abgelegt, auf den Sie jederzeit Zugriff haben. Das ist der Punkt, an dem die Abhängigkeit vom alten Dienstleister endet.
3. Monitoring aufsetzen. Unser Agent kommt auf die Geräte, ab dann sehen wir Probleme, bevor sie jemand meldet. Parallel bauen wir die Dokumentation auf: Netzpläne, Systemübersichten, Besonderheiten.
4. Sicherheits-Audit. Wir prüfen, was wir übernommen haben: veraltete Systeme, offene Zugänge, fehlende Updates, Backup-Zustand. Das Ergebnis besprechen wir offen mit Ihnen, inklusive einer ehrlichen Einschätzung, was dringend ist und was warten kann.
5. Sauberes Offboarding. Zum Vertragsende des alten Dienstleisters werden dessen Zugänge nachweisbar entfernt. Danach hat genau ein Dienstleister Zugriff auf Ihre Systeme: der, den Sie beauftragt haben.
Der ganze Prozess dauert je nach Größe der Umgebung zwei bis vier Wochen und läuft parallel zum Alltag. Ein Stichtag, an dem „alles umgestellt" wird und nichts funktioniert, kommt darin nicht vor.
Wenn der alte Dienstleister nicht kooperiert
Meistens läuft die Übergabe unspektakulär. Wenn nicht, gibt es eine klare Reihenfolge: Erst die schriftliche Aufforderung zur Herausgabe der Zugänge mit Frist. Hilft das nicht, setzen wir Zugänge zurück, wo wir es können, denn auf Ihren eigenen Systemen ist das fast immer möglich, es kostet nur etwas mehr Zeit. Bei Konten, die der alte Dienstleister auf seinen Namen angelegt hat, etwa Domains oder Lizenzverträge, helfen die Anbieter-Prozesse für Inhaberwechsel weiter.
Unsere Erfahrung: Auch unkooperative Übergaben sind lösbar. Sie dauern länger und sind ärgerlicher, aber sie sind kein Grund, in einem schlechten Vertrag zu bleiben.
Der Ernstfall: Ihr Admin ist weg
Manchmal gibt es keine geordnete Übergabe. Der Einzelkämpfer-Dienstleister hört auf, wird krank, oder der interne Admin kündigt von heute auf morgen. Dann zählt Geschwindigkeit: Zugänge sichern, kritische Systeme prüfen, Backups kontrollieren, danach der Rest.
Für genau diese Fälle haben wir einen Notfall-Prozess. Rufen Sie an, wir verschaffen uns innerhalb kurzer Zeit ein Bild und stabilisieren zuerst das, was den Betrieb gefährdet. Die ordentliche Dokumentation kommt danach.
Worauf Sie beim neuen Vertrag achten sollten
- Laufzeit und Kündigungsfrist: Entscheidend ist das Verhältnis von Bindung und Gegenleistung. Eine längere Laufzeit ist völlig legitim, wenn sie honoriert wird: Wir bieten neben 12 Monaten auch 24 Monate mit Preisvorteil an. Ein Warnsignal ist eine lange Bindung ohne jede Gegenleistung, am besten noch kombiniert mit sechs Monaten Kündigungsfrist.
- Dokumentation als Vertragsbestandteil: Die Doku Ihrer Umgebung sollte Ihnen gehören und für Sie einsehbar sein. Dann ist der nächste Wechsel, falls er je nötig wird, kein Drama.
- Passwort-Zugriff: Sie sollten jederzeit an Ihre eigenen Admin-Zugänge kommen, ohne fragen zu müssen.
- Definierte Reaktionszeiten: „Wir sind immer für Sie da" gehört ins Marketing, Reaktionszeiten gehören in den Vertrag.
Ein seriöser Dienstleister macht sich ersetzbar: saubere Doku, transparente Zugänge, faire Fristen. Das klingt paradox, ist aber das beste Zeichen für Qualität. Wer Kunden nur über Abhängigkeit hält, hat einen Grund dafür.