Irgendwann steht jedes wachsende Unternehmen vor dieser Entscheidung: Stellen wir jemanden für die IT ein, oder holen wir uns einen externen Dienstleister? Die Antwort ist weniger eindeutig als die meisten denken.
Die Rechnung, die viele nicht machen
Ein IT-Administrator auf Teilzeit (20 Stunden/Woche) kostet in Hamburg je nach Erfahrung zwischen 2.500 und 3.500 Euro brutto im Monat. Mit Lohnnebenkosten von rund 20 Prozent sind das 3.000 bis 4.200 Euro Gesamtkosten. Plus Arbeitsplatz, Fortbildungen, Urlaubsvertretung.
Managed IT für ein vergleichbares Unternehmen mit 15 Mitarbeitern liegt bei uns bei rund 1.600 Euro im Monat, alles eingerechnet. Das ist weniger als die Hälfte.
Aber der Vergleich ist nicht ganz fair. Ein interner Admin macht auch Dinge, die ein externer Dienstleister nicht abdeckt: Er sitzt im Büro, hilft beim Beamer-Setup, bestellt Toner und erklärt der neuen Kollegin zum dritten Mal, wie der Scanner funktioniert.
Was ein externer Dienstleister besser kann
- Breiteres Wissen. Ein einzelner Admin kann unmöglich Experte für Firewalls, Exchange, Backup, Netzwerk und Telefonie gleichzeitig sein. Bei einem Managed-IT-Anbieter arbeiten mehrere Spezialisten.
- Kein Ausfall bei Krankheit oder Urlaub. Wenn Ihr Admin drei Wochen im Urlaub ist und der Server ausfällt, haben Sie ein Problem. Bei einem externen Dienstleister rufen Sie an und jemand ist da.
- Proaktives Monitoring. Die wenigsten internen Admins in kleinen Unternehmen betreiben professionelles 24/7-Monitoring.
- Planbare Kosten. Kein Gehalt, keine Lohnnebenkosten, keine Fortbildungskosten.
Was ein interner Admin besser kann
- Sofortige Verfügbarkeit. Er sitzt im Büro. Wenn der Drucker streikt, steht er auf und geht hin.
- Kontext. Er kennt jeden Mitarbeiter, jeden Arbeitsplatz, jede Macke in der Infrastruktur.
- Flexibilität im Alltag. Schnell mal einen Konferenzraum verkabeln, einen neuen Drucker auspacken.
Unsere ehrliche Empfehlung
- 5 bis 15 Mitarbeiter: Externer Dienstleister. Einen internen Admin können Sie in dieser Größe nicht auslasten.
- 15 bis 30 Mitarbeiter: Hier wird es interessant. Oft ist die beste Lösung ein Hybrid: Eine technisch versierte Person intern, plus ein externer Partner für Infrastruktur, Security und Projekte.
- 30 bis 50 Mitarbeiter: Ab hier brauchen Sie fast immer jemanden intern. Aber auch dann lohnt sich ein externer Partner für Spezialthemen.
Unter 15 Mitarbeitern ist ein eigener Admin fast immer zu teuer für das, was er tut. Über 30 brauchen Sie fast immer jemanden intern. Dazwischen kommt es auf Ihre Situation an.