Microsoft 365 ist für die meisten kleinen Unternehmen das Herzstück der täglichen Arbeit. Outlook, Teams, Word, Excel, OneDrive. Aber die Frage, welche Lizenz die richtige ist, beantwortet Microsoft nicht gerade verständlich. Das Ergebnis: Viele Unternehmen zahlen zu viel.
Wir sehen das regelmäßig bei Neukunden. Ein Unternehmen mit 12 Mitarbeitern, alle auf Microsoft 365 E5. Kosten: knapp 44 Euro pro Nutzer im Monat. Bei genauerer Betrachtung stellt sich heraus, dass niemand die erweiterten Compliance-Features nutzt. Nach der Umstellung auf Business Standard spart das Unternehmen über 4.000 Euro im Jahr.
Die drei Lizenz-Familien im Überblick
- Business Basic (5,60 €/Nutzer/Monat): Web- und Mobile-Versionen von Office, Exchange, Teams, OneDrive. Kein Desktop-Office. Für Mitarbeiter, die hauptsächlich E-Mail und Teams nutzen.
- Business Standard (10,50 €/Nutzer/Monat): Alles aus Basic, plus die Desktop-Apps. Für die meisten Mitarbeiter in kleinen Unternehmen die richtige Wahl.
- Business Premium (20,60 €/Nutzer/Monat): Alles aus Standard, plus erweiterte Sicherheit: Intune, Defender for Office 365. Sinnvoll für Unternehmen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen.
Die häufigsten Fehler
- Alle auf der gleichen Lizenz. Die Buchhalterin, die nur Outlook und Excel braucht, benötigt keine Premium-Lizenz. Umgekehrt braucht der Geschäftsführer, der viel unterwegs ist, vielleicht genau diese Features.
- E5-Lizenzen aus der Anfangszeit. E5 kostet 36,40 Euro pro Nutzer. Die meisten Features, die E5 von E3 unterscheiden, nutzen kleine Unternehmen nicht.
- Doppelte Dienste. OneDrive und Dropbox parallel. Teams und Zoom parallel. Jede doppelte Lösung kostet Lizenzgebühren und verursacht Verwirrung.
Wie eine Optimierung aussieht
Im ersten Schritt schauen wir uns an, welche Lizenzen zugewiesen sind und welche Features tatsächlich genutzt werden. Im zweiten Schritt ordnen wir jedem Mitarbeiter die passende Lizenz zu. Im dritten Schritt konsolidieren wir Doppellösungen.
Konkretes Beispiel: Architekturbüro mit 12 Mitarbeitern.
Vorher: 12 × E5 + Dropbox = 580 €/Monat (6.969 €/Jahr)
Nachher: Mix aus Business Standard, E3, Basic = 148 €/Monat (1.774 €/Jahr)
Ersparnis: 5.195 €/Jahr.
Wenn Sie Ihre Microsoft-365-Lizenzen seit mehr als einem Jahr nicht überprüft haben, zahlen Sie wahrscheinlich zu viel. Die Optimierung dauert einen halben Tag und spart oft mehrere tausend Euro im Jahr.